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Cómo organizar los textos de tu negocio

Como imaginarás escribo a diario, mucho, muchos textos. Para blogs, webs, redes sociales. Tanto para mis clientas como para mí. 

Cómo organizar los textos de mi negocio ha sido todo un reto. Para no volverme loca ni perder tiempo buscando cada uno de los documentos que necesito o en los que tengo que trabajar, necesito tenerlo todo en su sitio. Por eso, he ideado un proceso de organización que funciona

He de decirte que soy muy organizada en general, por lo que en mi trabajo más todavía. Tener un proceso de organización me ayuda a ser más productiva. Y es que, tenerlo todo a mano y en el lugar que toca cuando hace falta, me facilita el trabajo.

Ha sido un proceso laborioso, pero ahora que tengo un sistema que funciona quería compartirlo contigo.

Sé que como emprendedora escribes los textos de tu negocio, sobre todo los de redes sociales y blog, por lo que seguro que te es útil

Cópialo, te lo regalo ☺️ 

Mis dos herramientas imprescindibles.

Para ello, tengo dos herramientas infalibles: 

Google drive:

Es todo un clásico, pero es que es una herramienta maravillosa. Yo siempre trabajo en la nube, así puedo acceder a todos mis documentos esté donde esté.

Dentro de Drive las carpetas son imprescindibles. Tengo una para cada clienta y proyecto. Y cada carpeta es de un color, ¿sabías que se puede cambiar el color de las carpetas? Cuando lo descubrí fue 😵, ¿cómo he podido vivir sin saber esto?

Dentro de la carpeta «clientas» tengo los proyectos organizados. Por un lado, sueltos, en los que estoy trabajando ahora; y por otro lado, una carpeta de «terminados y entregados». En esta última meto la del proyecto una vez lo he terminado, así queda más limpio ese espacio, solo con lo actual. 

Dentro de la carpeta de cada clienta lo organizo según el proyecto. Si es una marca con la que trabajo mensualmente lo divido por meses (también por colores). Y dentro de cada mes cada una de las clases de textos que genero: blog, redes sociales, newsletter, noticias, … 

Si esa marca me ha contratado para generar un contenido puntual, una landing page, un apartado de la web, una página de ventas, … lo divido por las fases por las que pasa el proyecto: investigación y redacción.

La de investigación suele ser un cajón desastre, la verdad, ahí meto todo lo que encuentro, el briefing, corpus lingüístico, artículos que encuentro que quiero leer, links, ideas que se me ocurren, … Es una parte del proceso caótica pero necesaria. En esa carpeta tengo todo lo que necesito para después ordenarlo y pasar a la fase de escritura.

La carpeta de escritura la divido por los textos que he de escribir, a veces es solo una landing page o una página de ventas. Pero si es una web completa las separo por apartados y numero las carpetas (01, 02, 03,…) para trabajar en el orden que toca. P. ej.: 01. Home, 02. Sobre mí,…

De este modo, al tener claridad en mi proceso de organización y trabajo puedo centrarme en lo que realmente importa, escribir. Me da tranquilidad y paz mental, muy necesaria para mi trabajo. 

Trello:

No podría vivir sin él. Lo utilizo para mis contenidos pero también con las clientas con las que trabajo mensualmente. 

Lo uso para escribir, calendarizar y compartir el contenido de newsletters, blogs, redes, … 

Tengo un tablero para cada clienta o marca con la que trabajo mensualmente. Y por supuesto, otro para mis contenidos. 

Gracias al calendario puedo ver de un vistazo los plazos de entrega y cuando se publican. Los colores de las etiquetas me ayudan a ver dónde van a publicarse, en qué plataforma, así puedo ver si está compensado estratégicamente. 

También se puede incluir como portada la imagen o creatividad de la publicación, así puedo escribir el texto que acompañe esa imagen. 

Y cada tarjeta tiene un apartado de anotaciones en el que puedes escribir todo aquello que necesites recordar o para compartir indicaciones en el caso de las clientas, evitando emails y teniéndolo todo en la misma plataforma. 

En cada una de las tarjetas escribo el texto, hashtags, emojis,… todo listo para poder coger el texto copiar, pegar y publicar

Y si el contenido es para una newsletter o para un blog, incluyo un enlace con el texto completo en drive. Un documento en formato word, con título, subtítulo, negrita, meta description,… listo también para publicar. 

De este modo, cuando mi clienta o yo tenemos que publicar, vamos al día en concreto, a la tarjeta, cogemos el texto y listo. 

La verdad es que Trello me encanta en este sentido, es muy útil, fácil de usar y me facilita tenerlo todo junto en una misma plataforma. 

Bueno, espero que te este artículo te resulte útil para gestionar y organizar los textos de tu negocio. Yo antes utilizaba otros sistemas, pero desde que uso esta combinación me es más fácil y sencillo, por eso quería compartirlo contigo.

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